MATERI
II
UNSUR-UNSUR
ADMINISTRASI
Unsur
administrasi adalah bagian-bagian penting yang harus ada dalam keseluruhan
kegiatan administrasi. Dari beberapa sumber ditemukan adanya dua klasifikasi
unsur administrasi, yaitu :
1.
Unsur yang mutlak yang mana harus ada dari administrasi, jika unsur
itu tidak ada maka tidak akan ada administrasi. Unsur mutlak yang merupakan faktor
penyebab administrasi seperti klasifikasi yang dikemukakan oleh Sondang P.
Siagian ada 4 unsur yaitu:
(1) dua
orang manusia atau lebih
(2) tujuan
(3) tugas
yang hendak dilaksanakan
(4)
peralatan dan perlengkapan/ Sarana dan prasarana
2. Unsur
yang bersifat umum, yaitu jika tidak adanya unsur itu bukan berarti
administrasi tidak ada, tetapi hanya kurang sempurna. Unsur umum yang terdapat
di dalam rangkaian kegiatan penataan yang dinamakan administrasi menurut The
Liang Gie, ada 8 macam yang merupakan subkonsep administrasi, yaitu :
(1) Organisasi,
(2) Manajemen,
(3) komunikasi,
(4) informasi,
(5) personalia,
(6) finansia,
(7) materia,
(8) relasi publik.
Masing-masing
subkonsep tersebut bersifat statis, sedang dalam kenyataan di tempat kerja di
mana sedang berlangsung rangkaian kegiatan penataan akan nampak adanya proses
yang unsur umum sebagai suatu proses yang bersifat dinamis sebanyak 8 macam
pula, yaitu :
(1) Tata keragaan
(2) Tata pimpinan
(3) Tata hubungan
(4) Tata keterangan
(5) Tata kepegawaian
(6) Tata keuangan
(7) Tata perbekalan
(8) Tata humas
Adapun
uraian tentang unsur-unsur administrasi, yaitu :
1. Unsur Mutlak (Faktor ilmu
Administrasi)
a. Dua
orang manusia atau lebih
Dua orang manusia atau lebih tergolong sebagai unsur mutlak
administrasi dengan asumsi bahwa manusia tidak dapat bekerja sama dengan
dirinya sendiri tetapi memerlukan bantuan dan pertolongan dari orang lain.
b. Tujuan
Tujuan adalah nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik
jasmaniah maupun rohaniah yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang
nyata agar nilai kebutuhan itu dapat terpenuhi. Tujuan yang hendak dicapai
dapat ditentukan oleh hanya sebagian dan mungkin pula malah hanya oleh seorang
dari mereka yang terlibat.
Tujuan yang ingin dicapai oleh orang-orang yang ingin bekerja
sama umumnya ada tiga macam, yaitu :
- Tujuan jangka panjang, misalnya tujuan yang ingin dicapai
oleh bangsa indonesia. Contoh; masyarakat adil, makmur, materiil, dan spiritual.
- Tujuan jangka menengah (sedang), yaitu tujuan yang ingin
dicapai dalam waktu yang lebih siingkat di bandingkan dengan tujuan jangka
panjang. Contoh; pembangunan lima tahun secara bertahap.
- Tujuan jangka pendek, yaitu tujuan yang relatif singkat di
bandingkan dengan tujuan jangka menengah/sedang. Contoh; proyek pembangunan
gedung sekolah, jalan raya, peengadaan buku dan sebagainya.
c. Tugas dan Pelaksanaan
Berbicara
mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, sering pula orang beranggapan bahwa
proses administrasi baru timbul apabila ada kerja sama. Tidak demikian halnya
jika diterima pendapat bahwa unsur merupakan bagian yang mutlak dari sesuatu,
akan segera terlihat bahwa kerja sama bukan merupakan unsur administrasi,
melainkan suatu kondisi ideal. Artinya, perlu ditekankan bahwa pencapaian
tujuan akan lebih efisien dan ekonomis apabila semua orang yang terlibat mau
bekerja satu sama lain. Akan tetapi tanpa kerja sama pun, misalnya dalam hal
penyelesaian tugas yang dipaksakan, proses administrasipun terjadi.
a. Peralatan dan perlengkapan
Peralatan dan perlengkapan yang di perlukan dalam suatu
proses administrasi bergantung berbagai faktor:
1. Jumlah
orang yang terlibat dalam proses itu.
2. Sifat
tujuan yang hendak dicapai.
3. Ruang
lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan.
4. Sifat
kerja sama yang dapat diciptakan dan di kembangkan.
2. Unsur umum
a. Organisasi/ tata keragaan
Sebagai unsur pertama dari administrasi, organisasi/ tata
keragan sebagai suatu proses yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa
penyusunan suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan kerjasama
dengan jalan mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan jalan yang harus dilakukan,
membagi tugas di antara para pejabat yang harus melaksanakan, menetapkan
wewenang dan tanggungjawab masing-masing, serta menyusun jalinan hubungan kerja
di antara para pejabatnya. Dengan melakukan rangkaian kegiatan penataan yang
berupa tata keragaan akan tercipta suatu kerangka kerjasama yang lazim disebut
organisasi.
b. Manajemen/ tata kepemimpinan
Sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang
berupa penggerakan orang-orang pengerahan fasilitas kerja agar tujuan kerja
sama benar-benar tercapai. Manajemen disamakan dengan anatomi manusia yaitu
kepala tempatnya otak dan sy araf
berperan sebagai pusat dari keseluruhan yang ada pada badan, dimana diolah
seluruh keperluaan dan dari mana dikelolah seluruh kepentingan badan/organisasi,
dan ke mana seluruh hasil kegiatan disalurkan atau dilaporkan.
c. Komunikasi/ tata hubungan
Unsur ketiga dari administrasi adalah komunikasi sebagai
suatu subkonsep/ tata hubungan sebagai suatu proses yaitu rangkaian kegiatan
penataan yang berupa penyampaian warta dari seseorang kedapa pihak lain dalam
kerjasama mencapai tujuan tertentu. Tata hubungan merupakan urat nadi yang
memungkinkan orang-orang saling mengetahui pikiran, kehendak dan perasaan
masing-masing. Tanpa tata hubungan tidak mungkin suatu kerjasama dapat
berlangsung. Administrasi adalah suatu proses penyempaian keterangan dari
pengirim informasi kepada penerima informasi yang bertujuan agar tercipta
proses kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
d. Informasi/ tata keterangan
Sebagai unsur keempat dari administrasi, informasi/ tata
keterangan sebagai suatu proses yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa
penghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, penyimpanan,
pemelihataan, penyusutan, dan pemusnahan informasi. Dalam masyarakat, hal ini
dikenal dengan nama tata usaha. Istilah tata usaha hendaknya jangan
dipersamakan dengan administrasi. Tata usaha hanyalah sebagian saja atau hanya
merupakan salah satu unsur saja dari segenap rangkaian kegiatan penataan yang
disebut administrasi.
e. Personalia/ tata kepegawaian
Kepegawaian
sebagai unsur yang kelima dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan penataan yang
berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force). Rangakaian
kegiatan penataan tersebut berupa pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan,
pengangkatan, penempatan, kepangkatan, pengembangan, kesejahteraan, pemutasian,
dan pemberhentian tenaga kerja dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
f. Keuangan/ tata keuangan
Keuangan
sebagai unsur keenam dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan penataan yang
berkenaan dengan mengelola segi-segi pembiayaan (financing)
sampai pertanggung jawaban keuangan dalam usaha kerja sama yang bersangkutan.
Dari sini timbullah administrasi keuangan yang mencakup pengadaan, pencatatan,
pengaturan pemakaian, pemeliharaan, danpenyingkiran benda dalam kerjasama
mencapai tujuan tertentu, serta tindakan-tindakan lainnnya dalam bidang
keuangan.
g. Materia/ tata perbekalan
Perbekalan
sebagai unsur ketujuh dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan penataan yang
berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan dan
penyingkiran benda dalam kerjasama mencapai tujuan dalam usaha kerja sama yang
bersangkutan.
h. Relasi publik/ tata hubungan masyarakat
Sebagai unsur kedelapan dari administrasi, relasi publik/
tata hubungan masyarakat adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa usaha
pengenalan kegiatan organisasi kepada lingkungan dan penangkapan hasrat serta
suasana lingkungan dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. Istilah tata
humas semula merupakan kependekan dari tata hubungan masyarakat yang sekarang
telah menjadi suatu kata utuh, bukan lagi merupakan singkatan lagi.
Keempat pertama unsur administrasi, yaitu organisasi/ tata
keragaan, manajemen/ tata pimpinan, komunikasi/ tata hubungan dan informasi/
tata keterangan merupakan rangkaian kegiatan penataan yang terluas. Hal itu
artinya, seluruh kegiatan kerjasama mempunyai unsur-unsur administrasi
tersebut. Keempat unsur administrasi yang belakangan, yaitu personalian/ tata
kepegawaian, keuangan/ tata keuangan, material/ tata perbekalan serta relasi
publik/ tata humas merupakan unsur yang bersifat kurang luas. Ini berarti bahwa
tidak seluruh kegiatan kerjasama terkena oleh unsur-unsur administrasi
tersebut.
Sumber :
Sutarto. 1982. Pengertian, kedudukan dan perincian ilmu administrasi. Yogyakarta: Supersukses.
Siagian, Sondang P. 2003. Filsafat Administrasi. Jakarta: Bumi Aksara.
0 komentar:
Posting Komentar