Ringkasan Materi Pengertian Administrasi dan Administrasi Perkantoran
MATERI I
PENGERTIAN ADMINISTRASI DAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
1.
Pengertian
Administrasi
Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yang
terdiri dari kata ad dan ministraire yang berarti to serve (melayani), membantu, menunjang atau memenuhi. Dalam
bahasa Inggris disebut ‘Administration’ yang bentuk infinitifnya adalah to
administer. Kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to
direct (menggerakkan). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda,
yaitu ‘Administratie’ yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat,
pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan
(clrecical work).
Rangkaian
kegiatan yang merupakan tanda pengenal atau ciri-ciri dari administrasi digolongkan sebagai kegiatan administrasi
mencakup :
a.
Dilakukan oleh sekelompok orang (2 orang atau lebih)
b.
Berlangsung dalam suatu kerjasama
c.
Dimaksud untuk mencapai tujuan tertentu yang telah
ditetapkan
Administrasi
merupakan rangkaian kegiatan yang wujudnya :
-
Merencanakan
-
Memutuskan
-
Menyusun
-
Mengatur
-
Mengurus
-
Memimpin
-
Mengarahkan
-
Membimbing
-
Menyelaraskan
-
Mengendalikan
-
Mengawasi
-
Menyempurnakan
Untuk ringkasnya,
segenap kegiatan tersebut sesungguhnya dapat dicakup dengan satu istilah, yaitu
menata. Kata ‘menata’ berasal dari bahasa Jawa Kuno, yaitu tata/nata dan bahasa
Sansekerta, yaitu tatha yang mengandung arti mengatur, mengurus, menyusun, dan
lain-lain. Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa kegiatan-kegiatan yang
termasuk pengertian administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan.
Administrasi hanyalah merupakan rangkaian kegiatan
penataan saja, bukan merupakan rangkaian kegiatan pekerjaan substantif yang
langsung bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai. Administrasi merupakan
rangkaian kegiatan penataan yang menunjang rangkaian kegiatan substantif yang
merupakan pekerjaan pokok.
Perbedaan rangkaian
pekerjaan substantif dan rangkaian kegiatan penataan dapat digambarkan dengan
contoh berikut :
Dalam penyelenggaraan pendidikan perguruan tinggi
yang dilakukan oleh suatu Universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, yang
termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan substantif antara lain:
- mengajar
suatu mata kuliah
- menguji
mahasiswa
- melakukan
penelitian
- membuat
skripsi
- serta
mengarang buku
Sedangkan yang termasuk
rangkaian kegiatan penataan antara lain :
-
membuat rencana kerja tahunan
-
membagi tugas diantara para pengajar
-
menyusun kalender akademik
-
menyusun jadwal mengajar dan ujian
-
mengatur ketertiban jalannya ujian
-
menegakkan kedisiplinan mahasiswa dalam
mengikuti kuliah
-
mengurus kenaikan pangkat para pengajar
-
usaha menemukan cara kerja yang lebih
baik
Kelompok pekerjaan yang dilakukan dengan rangkaian
kegiatan pekerjaan substantif dinamakan pekerjaan pokok atau pekerjaan induk.
Di dalam praktek tidak aka nada administrasi apabila tidak ada pekerjaan pokok
atau pekerjaan induk. Dengan demikian proses administrasi selalu berkaitan
dengan pekerjaan pokok.
Jadi intinya, secara umum administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang
dilakukan oleh sekelompok orang dalam mencapai tujuan. Pengertian administrasi
dapat digolongkan dalam dua kategori, yaitu :
·
Pengertian administrasi secara sempit
Administrasi
dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.
dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.
·
Pengertian administrasi secara luas
Administrasi
dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
2.
Pengertian
kantor
Kantor
adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ tempat
bekerja. Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan
kegiatan tata usaha.
3.
Pengertian
administrasi perkantoran
Administrasi
perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management/ manajemen kantor. Pengertian administrasi perkantoran menurut beberapa ahli, yaitu :
Definisi administrasi perkantoran ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management/ manajemen kantor. Pengertian administrasi perkantoran menurut beberapa ahli, yaitu :
1. William Spriegel dan Ernest
Davies
Manajemen
kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi,
manufakturing, pergudangan, dan penjualan.
2. George R. Terry
Manajemen
kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan
3. Arthur Granger
Manajemen
kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman
dari suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin
Robinson
Manajemen
kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen
yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun
dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.
5. W. H Evans
Administrasi
perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua
tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori
organisasi
Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua
kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang
mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan
operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam
kelancaran perkembangan organisasi.
Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat
dirangkumkan bahwa administrasi
perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi,
dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal.
Sumber :
Sutarto. 1982. Pengertian, kedudukan dan perincian ilmu administrasi. Yogyakarta: Supersukses.
Ringkasan Materi Syarat Administrasi, Proses dan Fungsi Administrasi
Diposting oleh
Sharing with Zulvitaa
di
06.05
MATERI
III
SYARAT
TERJADINYA ADMINISTRASI DAN FUNGSI ADMINISTRASI
1.
Syarat Administrasi
Kegiatan administrasi dapat terjadi
karena ada faktor administrasi, yaitu adanya sekelompok orang, kerja sama
diantara kelompok orang tersebut, dan tujuan tertentu yang ingin dicapai.
Adapun penjelasannya, yaitu :
·
Kelompok
orang, yaitu beberapa orang yang sudah sepakat untuk bekerja sama dalam
mencapai suatu tujuan yang menjadi kepentingan mereka bersama.
·
Kerja
sama, yaitu rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur oleh
lebih dari satu orang yang menimbulkan akibat yang sebetulnya tidak akan
terjadi apabila dilakukan masing-masing seorang diri.
·
Tujuan,
yaitu nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik jasmani maupun rohani, yang
diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata oleh sekelompok orang agar
dapat dipenuhi.
Selain itu, kegiatan administrasi
juga dapat terjadi karena adanya unsur administrasi yang mana sudah dijelaskan
di materi sebelumnya. Unsur-unsur tersebut, yaitu organisasi, manajemen, dan
komunikasi yang merupakan unsur utama serta kepegawaian/personalia sebagai
unsur pendukung dan perbekalan, informasi dan humas sebagai unsur pelengkap.
Syarat terjadinya kegiatan
administrasi yaitu adanya pekerjaan pokok pada suatu kegiatan. Pekerjaan pokok
adalah pekerjaan yang langsung berkaitan dengan tujuan tertentu yang hendak
dicapai.
2. Proses
dan Fungsi Administrasi
Administrasi merupakan rangkaian
kegiatan, yaitu merupakan proses yang terjadi melalui tahapan kegiatan yang
saling berhubungan dan berkesinambungan. Pada dasarnya proses kegiatan
administrasi terdiri atas beberapa tahap, sebagai berikut :
1. Penentuan tujuan/ perencanaan
Penentuan tujuan merupakan tahap
pertama dalam organisasi. Penetapan tujuan, sesuai dengan sifat dan bentuknya,
merupakan proses penentuan kegiatan selanjutnya.
2. Perumusan misi
Tahap kedua ialah merumuskan misi
yang hendak dicapai, artinya sasaran antara yang hendak dicapai dalam rangka
pencapaian tujuan akhir.
3. Murumuskan
Setelah misi dirumuskan, maka tugas
selanjutnya ialah merumuskan kebijakan pokok dalam rangka pelaksanaan kearah
yang diinginkan.
4. Pengambilan keputusan
Dengan tujuan dan misi yang baik
serta rumusan kebijakan kearah tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai.
Dengan demikian pengambilan keputusan perlu dan harus diambil oleh pimpinan
organisasi untuk dilaksanakan.
5. Pelaksanaan
Pelaksanaan
pada dasarnya mencakup kegiatan-kegiatan berikut ini :
- Pengaturan karyawan dengan semboyan
“the right man in the right place” artinya tepat di tempat yang tepat
- Pembimbingan karyawan agar tetap
produktif
- Pengendalian bidang komunikasi
intern dan ekstern
- Pembinaan hubungan kerja dan
pengawasan
- Pengadaan dana
- Penyediaan sarana dan prasarana
Proses kegiatan administrasi terdiri atas tugas-tugas atau
fungsi-fungsi administrasi. Fungsi disini berarti yang dilakukan seseorang,
atau tugas pekerjaan yang dilakukan seseorang. Jadi, fungsi administrasi
terdiri atas:
a. Perencanaan/
Planning
Administrasi
membutuhkan selalu diawali dnegan funsgi perencanaan atau planning. Dalam tahap
perencanaan ini administrator berkegiatan untuk merumuskan, memilih, dan
menetapkan apa saja aktifitas-aktifitas sumber daya yang akan dilaksanakan dan
mungkin yang akan digunakan dimasa datang untuk mencapai tujuan-tujuan
tertentu.
b. Pengorganisasian/
Organizing
Pengorganisasian
merupakan kegiatan dimana aktivitasnya berisi tentang menyusun dan membentuk
hubungan kerja antar pribadi ataupun kelompok, sehingga terwujud suatu kesatuan
usaha dalam menempuh tujuan yang sudah ditetapkan.
c. Staffing
Fungsi
yang ketiga adalah kepegawaian. Setara dengan fungsi-fungsi sebelumnya,
kepegawaian mempunyai fungsi yang sangat penting dimana kepegawaian adalah
pengisian sesuatu bidang atau unit dengan personal yang akan melaksanakan tugas
kegiatannya.
d. Pengarahan/
directing
Pengarahan merupakan pengarahan yang diberikan
kepada anggota organisasi, sehingga mereka menjadi karyawan yang berpengerahuan
dan akan bekerja efektif menuju sasaran yang telah ditetapkan organisasi.
Directing juga mencakup kegiatan yang dirancang untuk memberikan orientasi
kepada pegawai antara lain informasi tentang hubungan antar bagian, antar
pribadi, kebijaksanaan, dan tujuan organisasi.
e. Pengkoordinasian/
coodinating
Coordinating
merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar
tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan
menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat
kerja sama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Usaha yang
dapat dilakukan untuk mencapai itu antara lain dengan memberi intruksi,
perintah, mengadakan pertemuan untuk memberikan kejelasan bimbingan dan
nasihat, dan mengadakan coaching dan bila perlu memberi teguran.
f. Pelaporan/
reporting
Berupa
penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai
segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang
lebih tinggi, baik secara lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima laporan
dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan.
g. Penganggaran/
budgeting
Pembiayaan
adalah kegiatan yang berisi tentang dana dan anggaran. Pembiayaan sekolah
adalah kegiatan mendapatkan biaya serta mengelola anggaran pendapatan dan
belanja pendidikan menengah. Kegiatan ini dimulai dari perencanaan biaya, usaha
untuk mendapatkan dana yang mendukung rencana itu, penggunaan, serta pengawasan
penggunaan anggaran tersebut.
h. Penggerakan/
actuating
Penggerakan
atau istilah pembimbingan menurut the Liang Gie merupakan aktifitas seorang
manager dalam pemerintahan, menugaskan, menjuruskan, mengarahkan, dan menuntun
karyawan atau personnel organisasi untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam
mencapai tujuan yang telah ditentukan. Terry menjelaskan actuating merupakan
usaha untuk menggerkan anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka
berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran organisasi.
i.
Pengawasan/ controlling
Kegiatan
pengawasan ini dilakukan agar prilaku personalia organisasi mengarah ke tujuan
organisasi, bukan semata-mata ke tujuan individual; dan agar tidak terjadi
penyimpangan yang berarti antara rencana dengan pelaksanaan. Dengan demikian
jelaslah controlling mencakup kelanjutan tugas untuk melihat apakah
kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai rencana. Melalui pengawasan yang efektif,
roda organisasi, implementasi rencana, kebijakan, dan upaya pengendalian mutu
dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
j.
Penilaian/ evaluating
Evaluasi
sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti dan
mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses
keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai dengan rencana atau program yang
telah di tetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Evaluasi
mengetahui berhasil atau tidaknya suatu program, diperlukan adanya penilaian
atau evaluasi. Tiap penilaian berpegang pada rencana tujuan yang hendak
dicapainya
Sutarto. 1982. Pengertian, kedudukan dan perincian ilmu administrasi. Yogyakarta: Supersukses.
Siagian, Sondang P. 2003. Filsafat Administrasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Ringkasan Materi Unsur-unsur Administrasi
Diposting oleh
Sharing with Zulvitaa
di
06.03
MATERI
II
UNSUR-UNSUR
ADMINISTRASI
Unsur
administrasi adalah bagian-bagian penting yang harus ada dalam keseluruhan
kegiatan administrasi. Dari beberapa sumber ditemukan adanya dua klasifikasi
unsur administrasi, yaitu :
1.
Unsur yang mutlak yang mana harus ada dari administrasi, jika unsur
itu tidak ada maka tidak akan ada administrasi. Unsur mutlak yang merupakan faktor
penyebab administrasi seperti klasifikasi yang dikemukakan oleh Sondang P.
Siagian ada 4 unsur yaitu:
(1) dua
orang manusia atau lebih
(2) tujuan
(3) tugas
yang hendak dilaksanakan
(4)
peralatan dan perlengkapan/ Sarana dan prasarana
2. Unsur
yang bersifat umum, yaitu jika tidak adanya unsur itu bukan berarti
administrasi tidak ada, tetapi hanya kurang sempurna. Unsur umum yang terdapat
di dalam rangkaian kegiatan penataan yang dinamakan administrasi menurut The
Liang Gie, ada 8 macam yang merupakan subkonsep administrasi, yaitu :
(1) Organisasi,
(2) Manajemen,
(3) komunikasi,
(4) informasi,
(5) personalia,
(6) finansia,
(7) materia,
(8) relasi publik.
Masing-masing
subkonsep tersebut bersifat statis, sedang dalam kenyataan di tempat kerja di
mana sedang berlangsung rangkaian kegiatan penataan akan nampak adanya proses
yang unsur umum sebagai suatu proses yang bersifat dinamis sebanyak 8 macam
pula, yaitu :
(1) Tata keragaan
(2) Tata pimpinan
(3) Tata hubungan
(4) Tata keterangan
(5) Tata kepegawaian
(6) Tata keuangan
(7) Tata perbekalan
(8) Tata humas
Adapun
uraian tentang unsur-unsur administrasi, yaitu :
1. Unsur Mutlak (Faktor ilmu
Administrasi)
a. Dua
orang manusia atau lebih
Dua orang manusia atau lebih tergolong sebagai unsur mutlak
administrasi dengan asumsi bahwa manusia tidak dapat bekerja sama dengan
dirinya sendiri tetapi memerlukan bantuan dan pertolongan dari orang lain.
b. Tujuan
Tujuan adalah nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik
jasmaniah maupun rohaniah yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang
nyata agar nilai kebutuhan itu dapat terpenuhi. Tujuan yang hendak dicapai
dapat ditentukan oleh hanya sebagian dan mungkin pula malah hanya oleh seorang
dari mereka yang terlibat.
Tujuan yang ingin dicapai oleh orang-orang yang ingin bekerja
sama umumnya ada tiga macam, yaitu :
- Tujuan jangka panjang, misalnya tujuan yang ingin dicapai
oleh bangsa indonesia. Contoh; masyarakat adil, makmur, materiil, dan spiritual.
- Tujuan jangka menengah (sedang), yaitu tujuan yang ingin
dicapai dalam waktu yang lebih siingkat di bandingkan dengan tujuan jangka
panjang. Contoh; pembangunan lima tahun secara bertahap.
- Tujuan jangka pendek, yaitu tujuan yang relatif singkat di
bandingkan dengan tujuan jangka menengah/sedang. Contoh; proyek pembangunan
gedung sekolah, jalan raya, peengadaan buku dan sebagainya.
c. Tugas dan Pelaksanaan
Berbicara
mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, sering pula orang beranggapan bahwa
proses administrasi baru timbul apabila ada kerja sama. Tidak demikian halnya
jika diterima pendapat bahwa unsur merupakan bagian yang mutlak dari sesuatu,
akan segera terlihat bahwa kerja sama bukan merupakan unsur administrasi,
melainkan suatu kondisi ideal. Artinya, perlu ditekankan bahwa pencapaian
tujuan akan lebih efisien dan ekonomis apabila semua orang yang terlibat mau
bekerja satu sama lain. Akan tetapi tanpa kerja sama pun, misalnya dalam hal
penyelesaian tugas yang dipaksakan, proses administrasipun terjadi.
a. Peralatan dan perlengkapan
Peralatan dan perlengkapan yang di perlukan dalam suatu
proses administrasi bergantung berbagai faktor:
1. Jumlah
orang yang terlibat dalam proses itu.
2. Sifat
tujuan yang hendak dicapai.
3. Ruang
lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan.
4. Sifat
kerja sama yang dapat diciptakan dan di kembangkan.
2. Unsur umum
a. Organisasi/ tata keragaan
Sebagai unsur pertama dari administrasi, organisasi/ tata
keragan sebagai suatu proses yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa
penyusunan suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan kerjasama
dengan jalan mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan jalan yang harus dilakukan,
membagi tugas di antara para pejabat yang harus melaksanakan, menetapkan
wewenang dan tanggungjawab masing-masing, serta menyusun jalinan hubungan kerja
di antara para pejabatnya. Dengan melakukan rangkaian kegiatan penataan yang
berupa tata keragaan akan tercipta suatu kerangka kerjasama yang lazim disebut
organisasi.
b. Manajemen/ tata kepemimpinan
Sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang
berupa penggerakan orang-orang pengerahan fasilitas kerja agar tujuan kerja
sama benar-benar tercapai. Manajemen disamakan dengan anatomi manusia yaitu
kepala tempatnya otak dan sy araf
berperan sebagai pusat dari keseluruhan yang ada pada badan, dimana diolah
seluruh keperluaan dan dari mana dikelolah seluruh kepentingan badan/organisasi,
dan ke mana seluruh hasil kegiatan disalurkan atau dilaporkan.
c. Komunikasi/ tata hubungan
Unsur ketiga dari administrasi adalah komunikasi sebagai
suatu subkonsep/ tata hubungan sebagai suatu proses yaitu rangkaian kegiatan
penataan yang berupa penyampaian warta dari seseorang kedapa pihak lain dalam
kerjasama mencapai tujuan tertentu. Tata hubungan merupakan urat nadi yang
memungkinkan orang-orang saling mengetahui pikiran, kehendak dan perasaan
masing-masing. Tanpa tata hubungan tidak mungkin suatu kerjasama dapat
berlangsung. Administrasi adalah suatu proses penyempaian keterangan dari
pengirim informasi kepada penerima informasi yang bertujuan agar tercipta
proses kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
d. Informasi/ tata keterangan
Sebagai unsur keempat dari administrasi, informasi/ tata
keterangan sebagai suatu proses yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa
penghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, penyimpanan,
pemelihataan, penyusutan, dan pemusnahan informasi. Dalam masyarakat, hal ini
dikenal dengan nama tata usaha. Istilah tata usaha hendaknya jangan
dipersamakan dengan administrasi. Tata usaha hanyalah sebagian saja atau hanya
merupakan salah satu unsur saja dari segenap rangkaian kegiatan penataan yang
disebut administrasi.
e. Personalia/ tata kepegawaian
Kepegawaian
sebagai unsur yang kelima dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan penataan yang
berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force). Rangakaian
kegiatan penataan tersebut berupa pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan,
pengangkatan, penempatan, kepangkatan, pengembangan, kesejahteraan, pemutasian,
dan pemberhentian tenaga kerja dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
f. Keuangan/ tata keuangan
Keuangan
sebagai unsur keenam dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan penataan yang
berkenaan dengan mengelola segi-segi pembiayaan (financing)
sampai pertanggung jawaban keuangan dalam usaha kerja sama yang bersangkutan.
Dari sini timbullah administrasi keuangan yang mencakup pengadaan, pencatatan,
pengaturan pemakaian, pemeliharaan, danpenyingkiran benda dalam kerjasama
mencapai tujuan tertentu, serta tindakan-tindakan lainnnya dalam bidang
keuangan.
g. Materia/ tata perbekalan
Perbekalan
sebagai unsur ketujuh dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan penataan yang
berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan dan
penyingkiran benda dalam kerjasama mencapai tujuan dalam usaha kerja sama yang
bersangkutan.
h. Relasi publik/ tata hubungan masyarakat
Sebagai unsur kedelapan dari administrasi, relasi publik/
tata hubungan masyarakat adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa usaha
pengenalan kegiatan organisasi kepada lingkungan dan penangkapan hasrat serta
suasana lingkungan dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. Istilah tata
humas semula merupakan kependekan dari tata hubungan masyarakat yang sekarang
telah menjadi suatu kata utuh, bukan lagi merupakan singkatan lagi.
Keempat pertama unsur administrasi, yaitu organisasi/ tata
keragaan, manajemen/ tata pimpinan, komunikasi/ tata hubungan dan informasi/
tata keterangan merupakan rangkaian kegiatan penataan yang terluas. Hal itu
artinya, seluruh kegiatan kerjasama mempunyai unsur-unsur administrasi
tersebut. Keempat unsur administrasi yang belakangan, yaitu personalian/ tata
kepegawaian, keuangan/ tata keuangan, material/ tata perbekalan serta relasi
publik/ tata humas merupakan unsur yang bersifat kurang luas. Ini berarti bahwa
tidak seluruh kegiatan kerjasama terkena oleh unsur-unsur administrasi
tersebut.
Sumber :
Sutarto. 1982. Pengertian, kedudukan dan perincian ilmu administrasi. Yogyakarta: Supersukses.
Siagian, Sondang P. 2003. Filsafat Administrasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Langganan:
Postingan (Atom)