Ringkasan Materi Pengertian Administrasi dan Administrasi Perkantoran

MATERI I

PENGERTIAN ADMINISTRASI DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.      Pengertian Administrasi

Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad dan ministraire yang berarti to serve (melayani), membantu, menunjang atau memenuhi. Dalam bahasa Inggris disebut ‘Administration’ yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu ‘Administratie’ yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work).

Rangkaian kegiatan yang merupakan tanda pengenal atau ciri-ciri dari administrasi  digolongkan sebagai kegiatan administrasi mencakup :

a.       Dilakukan oleh sekelompok orang (2 orang atau lebih)

b.      Berlangsung dalam suatu kerjasama

c.       Dimaksud untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan

Administrasi merupakan rangkaian kegiatan yang wujudnya :

-       Merencanakan

-       Memutuskan

-       Menyusun

-       Mengatur

-       Mengurus

-       Memimpin

-       Mengarahkan

-       Membimbing

-       Menyelaraskan

-       Mengendalikan

-       Mengawasi

-       Menyempurnakan

Untuk ringkasnya, segenap kegiatan tersebut sesungguhnya dapat dicakup dengan satu istilah, yaitu menata. Kata ‘menata’ berasal dari bahasa Jawa Kuno, yaitu tata/nata dan bahasa Sansekerta, yaitu tatha yang mengandung arti mengatur, mengurus, menyusun, dan lain-lain. Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa kegiatan-kegiatan yang termasuk pengertian administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan.

Administrasi  hanyalah merupakan rangkaian kegiatan penataan saja, bukan merupakan rangkaian kegiatan pekerjaan substantif yang langsung bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai. Administrasi merupakan rangkaian kegiatan penataan yang menunjang rangkaian kegiatan substantif yang merupakan pekerjaan pokok.

Perbedaan rangkaian pekerjaan substantif dan rangkaian kegiatan penataan dapat digambarkan dengan contoh berikut :

Dalam penyelenggaraan pendidikan perguruan tinggi yang dilakukan oleh suatu Universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, yang termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan substantif antara lain:

-     mengajar suatu mata kuliah

-     menguji mahasiswa

-     melakukan penelitian

-     membuat skripsi

-     serta mengarang buku

Sedangkan yang termasuk rangkaian kegiatan penataan antara lain :

-     membuat rencana kerja tahunan

-     membagi tugas diantara para pengajar

-     menyusun kalender akademik

-     menyusun jadwal mengajar dan ujian

-     mengatur ketertiban jalannya ujian

-     menegakkan kedisiplinan mahasiswa dalam mengikuti kuliah

-     mengurus kenaikan pangkat para pengajar

-     usaha menemukan cara kerja yang lebih baik

           

            Kelompok pekerjaan yang dilakukan dengan rangkaian kegiatan pekerjaan substantif dinamakan pekerjaan pokok atau pekerjaan induk. Di dalam praktek tidak aka nada administrasi apabila tidak ada pekerjaan pokok atau pekerjaan induk. Dengan demikian proses administrasi selalu berkaitan dengan pekerjaan pokok.

            Jadi intinya, secara umum administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam mencapai tujuan. Pengertian administrasi dapat digolongkan dalam dua kategori, yaitu :

·         Pengertian administrasi secara sempit

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

·         Pengertian administrasi secara luas

Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.

2.      Pengertian kantor

Kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ tempat bekerja. Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

3.      Pengertian administrasi perkantoran

Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management/ manajemen kantor. Pengertian administrasi perkantoran menurut beberapa ahli, yaitu :

1. William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan.

2. George R. Terry

Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

3. Arthur Granger

Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.

5. W. H Evans

Administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa  administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

Sumber :
Sutarto. 1982. Pengertian, kedudukan dan perincian ilmu administrasi. Yogyakarta: Supersukses.