Ringkasan Materi Syarat Administrasi, Proses dan Fungsi Administrasi

MATERI III

SYARAT TERJADINYA ADMINISTRASI DAN FUNGSI ADMINISTRASI

1.      Syarat Administrasi

Kegiatan administrasi dapat terjadi karena ada faktor administrasi, yaitu adanya sekelompok orang, kerja sama diantara kelompok orang tersebut, dan tujuan tertentu yang ingin dicapai. Adapun penjelasannya, yaitu :

·         Kelompok orang, yaitu beberapa orang yang sudah sepakat untuk bekerja sama dalam mencapai suatu tujuan yang menjadi kepentingan mereka bersama.

·         Kerja sama, yaitu rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur oleh lebih dari satu orang yang menimbulkan akibat yang sebetulnya tidak akan terjadi apabila dilakukan masing-masing seorang diri.

·         Tujuan, yaitu nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik jasmani maupun rohani, yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata oleh sekelompok orang agar dapat dipenuhi.

Selain itu, kegiatan administrasi juga dapat terjadi karena adanya unsur administrasi yang mana sudah dijelaskan di materi sebelumnya. Unsur-unsur tersebut, yaitu organisasi, manajemen, dan komunikasi yang merupakan unsur utama serta kepegawaian/personalia sebagai unsur pendukung dan perbekalan, informasi dan humas sebagai unsur pelengkap.

Syarat terjadinya kegiatan administrasi yaitu adanya pekerjaan pokok pada suatu kegiatan. Pekerjaan pokok adalah pekerjaan yang langsung berkaitan dengan tujuan tertentu yang hendak dicapai.

2.      Proses dan Fungsi Administrasi

Administrasi merupakan rangkaian kegiatan, yaitu merupakan proses yang terjadi melalui tahapan kegiatan yang saling berhubungan dan berkesinambungan. Pada dasarnya proses kegiatan administrasi terdiri atas beberapa tahap, sebagai berikut :

1.      Penentuan tujuan/ perencanaan

Penentuan tujuan merupakan tahap pertama dalam organisasi. Penetapan tujuan, sesuai dengan sifat dan bentuknya, merupakan proses penentuan kegiatan selanjutnya.

2.      Perumusan misi

Tahap kedua ialah merumuskan misi yang hendak dicapai, artinya sasaran antara yang hendak dicapai dalam rangka pencapaian tujuan akhir.

3.      Murumuskan

Setelah misi dirumuskan, maka tugas selanjutnya ialah merumuskan kebijakan pokok dalam rangka pelaksanaan kearah yang diinginkan.

4.      Pengambilan keputusan

Dengan tujuan dan misi yang baik serta rumusan kebijakan kearah tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai. Dengan demikian pengambilan keputusan perlu dan harus diambil oleh pimpinan organisasi untuk dilaksanakan.

5.      Pelaksanaan

Pelaksanaan pada dasarnya mencakup kegiatan-kegiatan berikut ini :

-       Pengaturan karyawan dengan semboyan “the right man in the right place” artinya tepat di tempat yang tepat

-       Pembimbingan karyawan agar tetap produktif

-       Pengendalian bidang komunikasi intern dan ekstern

-       Pembinaan hubungan kerja dan pengawasan

-       Pengadaan dana

-       Penyediaan sarana dan prasarana

Proses kegiatan administrasi terdiri atas tugas-tugas atau fungsi-fungsi administrasi. Fungsi disini berarti yang dilakukan seseorang, atau tugas pekerjaan yang dilakukan seseorang. Jadi, fungsi administrasi terdiri atas:

a.       Perencanaan/ Planning

Administrasi membutuhkan selalu diawali dnegan funsgi perencanaan atau planning. Dalam tahap perencanaan ini administrator berkegiatan untuk merumuskan, memilih, dan menetapkan apa saja aktifitas-aktifitas sumber daya yang akan dilaksanakan dan mungkin yang akan digunakan dimasa datang untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

b.      Pengorganisasian/ Organizing

Pengorganisasian merupakan kegiatan dimana aktivitasnya berisi tentang menyusun dan membentuk hubungan kerja antar pribadi ataupun kelompok, sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam menempuh tujuan yang sudah ditetapkan.

c.       Staffing

Fungsi yang ketiga adalah kepegawaian. Setara dengan fungsi-fungsi sebelumnya, kepegawaian mempunyai fungsi yang sangat penting dimana kepegawaian adalah pengisian sesuatu bidang atau unit dengan personal yang akan melaksanakan tugas kegiatannya.

d.      Pengarahan/ directing

 Pengarahan merupakan pengarahan yang diberikan kepada anggota organisasi, sehingga mereka menjadi karyawan yang berpengerahuan dan akan bekerja efektif menuju sasaran yang telah ditetapkan organisasi. Directing juga mencakup kegiatan yang dirancang untuk memberikan orientasi kepada pegawai antara lain informasi tentang hubungan antar bagian, antar pribadi, kebijaksanaan, dan tujuan organisasi.

e.       Pengkoordinasian/ coodinating

Coordinating merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai itu antara lain dengan memberi intruksi, perintah, mengadakan pertemuan untuk memberikan kejelasan bimbingan dan nasihat, dan mengadakan coaching dan bila perlu memberi teguran.

f.       Pelaporan/ reporting

Berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi, baik secara lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan.

g.      Penganggaran/ budgeting

Pembiayaan adalah kegiatan yang berisi tentang dana dan anggaran. Pembiayaan sekolah adalah kegiatan mendapatkan biaya serta mengelola anggaran pendapatan dan belanja pendidikan menengah. Kegiatan ini dimulai dari perencanaan biaya, usaha untuk mendapatkan dana yang mendukung rencana itu, penggunaan, serta pengawasan penggunaan anggaran tersebut.

h.      Penggerakan/ actuating

Penggerakan atau istilah pembimbingan menurut the Liang Gie merupakan aktifitas seorang manager dalam pemerintahan, menugaskan, menjuruskan, mengarahkan, dan menuntun karyawan atau personnel organisasi untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Terry menjelaskan actuating merupakan usaha untuk menggerkan anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran organisasi.

i.        Pengawasan/ controlling

Kegiatan pengawasan ini dilakukan agar prilaku personalia organisasi mengarah ke tujuan organisasi, bukan semata-mata ke tujuan individual; dan agar tidak terjadi penyimpangan yang berarti antara rencana dengan pelaksanaan. Dengan demikian jelaslah controlling mencakup kelanjutan tugas untuk melihat apakah kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai rencana. Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi rencana, kebijakan, dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

j.        Penilaian/ evaluating

Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti dan mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai dengan rencana atau program yang telah di tetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Evaluasi mengetahui berhasil atau tidaknya suatu program, diperlukan adanya penilaian atau evaluasi. Tiap penilaian berpegang pada rencana tujuan yang hendak dicapainya

Sumber :

Sutarto. 1982. Pengertian, kedudukan dan perincian ilmu administrasi. Yogyakarta: Supersukses.
Siagian, Sondang P. 2003. Filsafat Administrasi. Jakarta: Bumi Aksara.